【事案の概要】

本年７月２日、パスポートセンター内のパスポート保管庫から、封筒に入った未発送の『旅券の受け取り期限の「おしらせ」ハガキ』（以下、「おしらせハガキ」）計４１１枚を発見しました。

このことについて、関係職員からの聴き取り及び書類の調査を行ったところ、その結果については下記のとおりです。

【調査結果】

○  この「おしらせハガキ」は、パスポートの受け取り期限（作成後6ヶ月以内）が迫った旅券申請者に受け取りを促すために作成したもので、いずれも平成21年、22年度分のものでした。

○  当時の関係者にヒアリングを行った結果、発送前に申請者が旅券を受領されたため、未発送のまま保管、放置されていたものでした。また、私的な利用等は確認されませんでした。

○  なお、平成20年度以前においては、作成した「おしらせハガキ」の全てを送付しており、未発送のハガキはありません。

○  また、平成23年度以降については、「おしらせハガキ」の作成間隔をそれまでの月2回から週2回に短縮したため、未発送のハガキはほとんど発生しておらず、発生した未発送ハガキについても、書損ハガキの管理簿で管理し、適宜、郵便局で交換を行っています。

【今後の対応】

○  今回発見された未発送の「おしらせハガキ」については、郵便局で新品ハガキへの交換手続きを行い、今後の「おしらせハガキ」として使用します。

【再発防止策】

○  平成23年度の事務改善により、未発送ハガキはほとんど発生しない事務処理を行っていますが、改めて所属職員に対して、郵券類の適正な管理と、書損ハガキが発生した場合の適切な処理を周知徹底します。

○  今後、さらに購入済みの官製ハガキの在庫が無くなった段階で、私製ハガキに切り替え「料金別納」などで発送し、官製ハガキの書損を発生させないようにします。