平成２７年１２月１４日（月曜日）、パスポートセンター本所で受理した申請書に添付されていた戸籍謄本を、誤って別の申請者に他の書類一式と一緒に渡すという事案が発生しました。本件、深くお詫びするとともに、再発防止に努めます。

１．     経緯・原因

・  １２月１４日（月曜日）午後、パスポートセンター本所において、別途個別に審査が必要な申請者（以下「Ａさん」という）の申請書、旅券など書類一式を、受付担当職員から審査担当職員へ受け渡し。

・  審査担当職員は、他の申請書類の審査中で、Ａさんの書類一式を受付担当職員から書類を受け取ったあと、別の申請者（以下「Ｂさん」という）の書類一式（戸籍謄本含む）の上に重ねて配置。

・  審査担当職員は、Ａさんの個別審査に対応するため、審査を中断し、Ａさんの書類一式を携えて相談ブースに移動。Ａさんの申請内容を確認したところ、Ａさんの必要書類が不足していたため、Ａさんは当日の申請を見送られることになったが、Ｂさんの戸籍謄本が混在した状態でＡさんに書類一式を返却。

２．     事実判明後の対応

・  １２月１４日（月曜日）に本事案が判明。ただちにＢさんに連絡。当日面会し、事情の説明をするとともに謝罪。

・  １２月１６日（水曜日）にＡさん宅を訪問し謝罪を行うとともに、Ｂさんの戸籍謄本を受領。

３．     再発防止策

・  パスポートセンターの全職員に対して、改めて個人情報の重要性を認識させるとともに、個人情報の適正な管理について、周知・徹底を行いました。

・  職員間で個別相談関係の書類を引き継ぐ際には、一件書類をクリアファイルに入れるなど、これまで以上に他の書類と混在しないよう管理を徹底します。

・  申請書類の審査時に、別の業務に従事する際は、審査中の書類を一旦片づけることを改めて徹底します。

・  申請者に書類を返却する際は、返却書類の内容確認を徹底します。