福祉部子ども室家庭支援課において、母子寡婦福祉資金貸付関係書類の送付に際し1名の個人名を誤記載するという事案が起こりました。

　このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に向けて取り組んでまいります。

１　事案の内容

　連帯借主に対して借主の滞納分の支払督促の文書を送付したところ、連帯借主あてに送付した文書において、借主の氏名欄に他の氏名を記載していた。

２　状況と対応経過

　９月７日　母子寡婦福祉資金の借主Ａ氏が滞納していたため、借主Ａ氏と連帯借主であるＢ氏それぞれに、支払を督促する旨の文書を送付した。

　９月１３日　Ｂ氏に送付した文書の中にＡ氏やＢ氏とは無関係のＣ氏の氏名が記載されている旨の申し出がＡ氏からあった。家庭支援課にて確認したところ、Ａ氏の申し出のとおり、Ａ氏の氏名を記載すべきところにＣ氏の氏名が記載されていた。（宛名は正しく記載されていたが、本文中の氏名が誤って記載されていた。）

　９月１４日　Ａ氏に電話で謝罪。

　９月１５日　Ａ氏の意向により、謝罪する旨の書面及び正しい差替文書をＢ氏に送付。Ｃ氏に謝罪のため電話するがつながらず。Ｃ氏宅に謝罪に訪問するも不在のため、お詫びの文書を投函。

３　原因

　母子寡婦福祉資金の償還を滞納している方に対して発送する文書を作成する際、氏名の記載を誤った。また、文書作成後、氏名の確認を作成者のみが行っており、複数の職員によるチェックをしなかったため、誤りに気付かなかった。

４　再発防止策

　ア　今後は、発送作業にあたり、常に２名で送付文書の記載の各氏名のチェックを行う。

　イ　発送文書に記載する個人情報（氏名等）を必要最小限にとどめるとともに、リストからの差込印刷など文書の作成方法を改善する。

　ウ　部内に速やかに事案の周知を行うとともに、より再発防止策を強化する。