このたび、大阪府子ども家庭センターで、個人情報を含む文書を誤発送する事案が発生しました。

行政機関外への文書流出はないものの、このような事態が生じたことは誠に遺憾であり、関係者の方々に深くお詫び申し上げます。今後、関係文書の発送・収受の手順を見直しするとともに、職員に対し個人情報の適正管理や速やかな報告を徹底するなど、再発防止に向けたさらなる改善に努めてまいります。

１　事案の概要

      ○  平成27年5月19日に大阪府東大阪子ども家庭センター（以下「府センター」という。）から大阪市こども相談センター（以下「市センター」という。）に児童の記録を送付した際に、誤って別の児童の保護者に送付すべき通知書（個人情報を含む）を同封していました。

     ○  同月29日に市センターから連絡を受け、6月1日に府センター職員が、市センターを訪問して文書を確認したところ、別の児童の個人情報を含む通知書が同封されていたことが判明し、府センターは当該文書を回収しました。

     ○ 府センター職員は、6月2日に、別の児童の保護者に誤送付の経過を説明し、謝罪いたしました。

２ 当該書類に記載されていた個人情報の内容　

    ・児童1名の氏名、及び当該児童の保護者氏名・住所　等

３　問題点　

子ども家庭センターでは、これまでから福祉部で策定された個人情報取扱管理規程及び個人情報の適正管理のための取扱指針及び大阪府子ども家庭センター個人情報管理規程に基づき、個人情報の適正管理に取り組んでまいりましたが、

・児童の記録の送付を担当した職員Ａが、コピーの作業を行っている合間に、職員Ｂが同時にコピー機で通知書をプリントアウトし、児童の記録に通知書が混入しましたが、職員Ａはそれに気づかず作業を続行しました。

・職員Ｂは、プリントアウトした通知書を直ちに取りに行きませんでした。

・職員Ａは、児童の記録に通知書が混ざったまま封入し、発送前に封入書類の内容の確認を行うことなく発送しました。

４　再発防止策

　・個人情報取扱管理規程及び個人情報の適正管理のための取扱指針等に則った事務処理の厳守について、再度の周知徹底及び注意喚起を図ります。

　・全６ヵ所の子ども家庭センターにおいて、全職員に再発防止策の周知徹底を行います。

　・コピー機の設定を変え、コピーした書類とプリントアウトした書類が別トレイで排出されるように設定します。

　・個人情報を含む文書をプリントアウト又はコピーした際は、直ちに取りに行き、取り違いや混入書類がないか確認するよう注意喚起の掲示を行います。

　・発送前に、複数人で封入書類の内容の確認及び宛名との照合を行います。