社会援護課において、「戦没者等の遺族に対する特別弔慰金」に係る請求書関係書類を本来送付すべき市町村とは異なる市町村へ誤送付するという事案が発生いたしました。このような事案が生じましたことを深くお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に努めてまいります。

１　当該文書に記載されていた個人情報の内容

○補正依頼書
○戦没者等の遺族に対する特別弔慰金請求書（写）「以下「請求書」という。」
○特別弔慰金請求同意書（写）
□個人情報の内容
　　・請求者（氏名・住所・生年月日・個人番号・電話番号）
　　・戦没者（氏名、生年月日、死亡年月日・除籍時の本籍）
　　・請求者の兄妹の氏名及び住所など

※「補正依頼書」とは、市区町村から送付された「戦没者等の遺族に対する特別弔慰金請求書」等の書類の補正又は確認を市町村に依頼するもの。

２　経過

○平成29年12月4日（月曜日）
・担当職員が請求書等の記載内容等について確認の必要が生じたことから、補正依頼書を作成し、請求書等関係資料を添付した上で、A市及びB市へ送付した。
○平成29年12月6日（水曜日）
・Ｂ市担当課から社会援護課に電話連絡があり、Ｂ市へ送付した書類の中にＡ市のものが混入していた旨連絡があったので返送するよう依頼した。
○平成29年12月8日（金曜日）
・返送された補正依頼書等の内容を確認したところ、Ａ市在住の請求者のもので、補正依頼書の送付先がＢ市になっていたことが判明した。
・請求者ご本人に謝罪と経過の説明について架電し、平成29年12月11日（月曜日）に自宅へ伺う旨連絡した。
○平成29年12月11日（月曜日）
・請求者宅を訪問し、経緯を説明の上、謝罪した。

３　問題点

○職員がＡ市及びＢ市の補正依頼書をパソコンで作成した際、Ｂ市のものを作成後、修正が必要な部分を上書きをする形でＡ市の補正依頼書を作成したため、市区町村名が更新されていなかった。
○補正依頼書の送付先及び請求者住所について、ダブルチェックができていなかった。
○請求書に記載された個人番号について、厚生労働省通知記載のとおり補正等に関係がない場合、マスキングをして送付しないといけないにもかかわらず、マスキングをせずにコピーして送付した。

４　再発防止策

○入力作業を市区町村毎に行うとともに、次の市区町村の補正依頼書を作成する際は、未入力の様式ファイルを新たに立ち上げてから入力を行うことを徹底する。
○封入作業時のチェックリストを作成し、封筒の送付先、補正依頼書の送付先・氏名・補正依頼内容と添付書類が一致しているかなどを、入力者とそれ以外の職員がダブルチェックを行う。
○補正依頼のため市町村へ請求書（写）を送付する際、個人番号部分についてはマスキングし、見えないようにする。