大阪府立砂川厚生福祉センター　障がい者支援施設いぶき（※１）（以下、「施設」という。）において、利用者の個人情報が記載された書類ファイル一冊及び施設内居室等の共通鍵（※２）の所在が不明となる事案が発生しました。このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、個人情報管理及び施設管理を徹底し、再発防止に努めてまいります。

 (※１)重度の知的障がい者の入所支援を行っている施設。

（※２)利用者の安全を確保するため施錠している複数の扉等を出入りできるよう、施設の業務上必要な職員に貸与されたもの。

 １．所在不明となっているもの

 （１）個人情報が記載された書類ファイル

 （２）施設内居室等の共通鍵

 ２．書類ファイルに記載されていた個人情報

　　利用者の氏名、平成31年4月及び令和元年5月の当該利用者への支援内容等、支援内容等に書かれている他利用者5名の名字

 
３．事案の経緯

 （１）個人情報が記載された書類ファイルについて

　 〇令和元年7月初旬

  　・担当職員が、スタッフルームの保管庫に保管していた書類ファイルに６月分の行動記録用紙をまとめて編綴しようとしたところ、利用者１名分の４月・５月分の行動記録用紙をまとめた書類ファイルが所定の場所になかった。

  　・他の職員が使用しているものと思い、その後、毎月編綴作業を行うたびに確認したがファイルを発見できなかった。

 　〇令和元年11月18日（月曜日）

　　・担当職員が書類ファイルの所在が不明となっていることを他の職員に相談した。

　　・担当職員と他の職員でスタッフルーム内で書類ファイルを捜索したが発見できなかった。
　〇令和元年11月19日（火曜日）

　　・担当職員が書類ファイルの所在が不明となっていることを上司に報告した。

　〇令和元年11月19日（火曜日）から令和元年11月29日（金曜日）

　　・スタッフルームや事務所等を全職員で捜索したが、発見できなかった。

   （施設で使用する共有鍵の所在不明事案がほぼ同時期に発生したため、対応に際しては両事案調整のうえ実施することとした）

（２）共通鍵について

　〇令和元年10月7日（月曜日）

　　・担当職員が出勤した際、自分の事務机の引き出し（施錠機能なし）に保管していた共通鍵の所在が不明となっていることに気づいたが、予備の共通鍵を使用して業務を行った。

　〇令和元年10月8日（火曜日）

　　・担当職員は予備の共通鍵から複製を作成した。

　  ・以後この鍵を使用して業務を行っていた。

  〇令和元年11月29日（金曜日）

　　・書類ファイルの捜索を進める過程において、担当職員が自身の共通鍵の所在が不明となっていること及び共通鍵の複製を行ったことを上司に報告した。

 
（３）両事案のその後の経緯について

  〇令和元年11月30日（土曜日）から令和元年12月16日（月曜日）

    ・書類ファイル及び共通鍵について施設の全職員への聞き取りを行ったが、所在が分からなかった。また、施設内を捜索したが、発見できなかった。

　〇令和元年12月17日（火曜日）

    ・書類ファイル及び共通鍵の発見に至らず、外部者による盗難の可能性も否定できないことから、両方の所在不明事案について泉南警察署に盗難届を提出した。　

    ・利用者の安全確保のため、共通鍵により外部から施設への侵入が可能な箇所の鍵シリンダーを交換すること、交換までの間は警備員による重点巡回、照明の夜間常時点灯、全職員への不審者侵入時対応マニュアルの再周知・確認、警察への協力要請等の対策を講じることとした。 
  〇令和2年1月17日（金曜日）

　 ・鍵シリンダーの交換を完了した。

  〇令和2年1月17日（金曜日）から令和2年1月21日（火曜日）　

　 ・書類ファイルに個人情報が記載されている利用者家族宅を訪問するとともに、他の施設利用者家族に電話で、謝罪と経緯説明（事実経過及び利用者の安心安全確保を第一に考えて鍵の付け替えを最優先に実施したことにより説明がこの時期になったこと）を行い、了解を得た。

 　・改めて、いぶき家族懇談会（年２回利用者の後見人及び家族に支援活動内容を報告する場）において、利用者家族に対し、謝罪と経緯説明を行った

　なお、本日（1月24日）現在、個人情報の漏えいや不審者の侵入事案は発生していない。

 
４．所在不明となった原因

 （１）書類ファイルについて
　　・書類ファイルの所在確認を、施設として定期的に行っていなかった。
　　・スタッフルームは施錠されていたが、鍵のかかるロッカー等で保管していなかった。

（２）共通鍵について

　・共通鍵の施設外への持ち出しを禁止していたが、具体的な管理方法については職員にゆだねていた。

  ・施設として共通鍵の所在確認を定期的に実施していなかった。

　・予備の共通鍵について使用時の声掛けや定期的な所在確認を行っていなかった。

５　再発防止策
（１） 書類ファイルについて
　・書類ファイルについては廃止し電子媒体にて閲覧、管理することにする。
　・個人情報の適切な管理について改めて研修を実施し、組織全体で個人情報の適正な取扱いを徹底する。
　・個人情報が記載された資料については、鍵のかかるロッカー等で保管することを徹底する。

（２）共通鍵について
　・業務外等で必要のない共通鍵については、常時複数職員で所在確認ができるよう、施設の事務室に新たに収納ケースを設置し、管理することとする。

  ・予備鍵は鍵のかかるロッカーで保管し、使用する際は使用簿に記載する。また、予備鍵の所在を定期的に確認することとする。

　・共通鍵の重要性に鑑み、職員に対して、共通鍵の取扱いルールについて改めて周知徹底し、組織全体で利用者の安全確保を最優先とした施設管理等に取り組む。