地域保健課において「小児慢性特定疾病医療費支給認定申請書一式」（以下、「申請書一式」という。）を誤って紛失したことが判明しました。このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に努めてまいります。

※「小児慢性特定疾病医療費支給認定申請書」とは、小児慢性特定疾病にかかっている児童等の医療費負担の軽減に関する申請書類で、府保健所を経由して地域保健課に送付されるものです。また、認定に係る事務のうち、データ入力等一部業務を外部の法人へ委託しています。

１　当該書類に記載されていた個人情報及び件数

　　【個人情報】受診者、受診者の兄弟及び保護者（申請者）の氏名、続柄、生年月日、住所、電話番号、疾病名等

　　【件数】１件

２　経過

　　○平成30年6月29日（金曜日）

　　　・府保健所から送付された申請書一式を地域保健課の職員が、受領の上、府保健所からの進達書と申請書　　
　　　類を突合し確認をした。

　　　・その申請書一式を当該事務の委託先職員（以下、「委託職員」という。）に手渡し、委託職員が保健所別の
        受付件数集計表（以下、「管理簿」という。）を作成し、当該申請書一式を含む6月29日受領分の申請書類
       （以下、「受付書類」という。）を鍵付きロッカーへ保管した。

　　○7月11日（水曜日）

　　　・委託職員が受付書類のデータ入力を行い、入力後、受付書類を府職員へ引き継いだ。

      ・府職員は引き継がれた受付書類を鍵付きロッカーへ保管した。

　　○9月26日（水曜日）

　　　・申請者から審査の進捗に関する問い合わせがあったため、入力データを確認しようとしたところ、データが入
        力されていなかった。併せて当該申請書一式を探したが見つからなかったため、紛失が判明した。
 

　　○9月26日（水曜日）から28日（金曜日）

      ・本事案を課内府職員及び委託職員全員に周知し、当該申請書一式を探したが発見できなかった。

　　○9月28日（金曜日）

　　　・申請者に対し紛失した経過を説明の上、謝罪し、了承頂いた。

３　紛失の原因　

　　　委託法人によると、委託職員が6月29日（金曜日）に受付書類を鍵付きロッカーに収納以降、他の書類と混
       在するなどにより、紛失した可能性が高いと考えられるとのことであった。 また、7月11日（水曜日）のデータ
       入力後 、入力内容と管理簿とを速やかに突合しなかったことから、チェック機能が働かず、当該申請書一式
       の適正管理が長期間出来ていない状態が続いていた。なお、当該申請書一式は、「個人情報書類外部持出
       簿」への記載もないことから、外部への流出の可能性は低いと考えられる。

４　再発防止策　

（１）  委託法人に対し、データ入力後、入力内容及び申請書一式に加えて管理簿を速やかに突合するなど、直ち
　　　に改善可能な事項については改善するよう指導した。併せて、データ入力業務における個人情報の適切な管
　　　理方法などの検討を行い、更なる再発防止策を早急に提出するよう指導した。

（２） 委託法人に対し、委託職員に個人情報の重要性を再度徹底させるための教育、研修を改めて早期に実施す
      るよう10月1日付けで指導した。

（３） 委託職員によるデータ入力後、委託職員から審査を行う府職員への書類引継ぎ時には管理簿及び申請書類
　　を双方でチェックを徹底する。  

（４） 府職員に引き継がれた後の医療費支給認定審査の過程において、書類の出し入れの確認の徹底する。