地域保健課において、難病指定医の更新手続き書類を該当の医療機関宛てに送付した際、個人情報が記載された書類を誤送付するという事案が発生しました。

　このような事態を招きましたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後再発防止に取り組んでまいります。

１　誤送付した書類に記載された個人情報

・保険者への照会書類…特定医療費（指定難病）受給者の健康保険保険者（保険者番号、保険者名称）、受給者番号、漢字氏名、生年月日、低所得証明添付の有無、申請日

２　経緯

○令和５年12月７日（木曜日）

・担当の職員Aが更新手続き書類を印刷し、職員Bに発送前の作業を依頼。

○令和５年12月11日（月曜日）

・Aが医療機関へ更新手続き書類を郵送。

○令和５年12月14日（木曜日）

・医療機関から地域保健課へ「難病指定医の更新手続き書類が届いたが、同封筒内に、関係のない方の個人情報が記載された書類が入っていた」と電話連絡があった。

・職員Cが医療機関を訪問し、経緯説明及び謝罪を行った上で、誤送付した書類を含め、送付した書類一式を全て回収し、正しい更新手続き書類をお渡しした。

○令和５年12月15日（金曜日）及び令和5年12月18日（月曜日）

・職員Cが誤送付した書類に記載されていた４名に電話で経緯説明及び謝罪を行った。あわせて4名の受給者が居住する該当の各保健所に経緯を説明した。

３　誤送付の原因

・Aが指定医の更新手続き書類を印刷した際、同時に別の職員が印刷した個人情報が記載された書類が混在した。

・書類を封入する際、複数の職員で封入作業を行っていたが、内容物の確認が不十分であった。

４　再発防止策

・個人情報が含まれた書類を印刷する際は、必ずセキュリティプリント機能を使用し、他の職員の書類と混在しないよう徹底する。

・書類を封入する際は、複数の職員で内容物を確認することを徹底する。

・部内職員に本事案を周知するとともに、改めて個人情報の取り扱いについて注意喚起を行う。