大阪府が指定した指定管理者(共同事業体エル・プロジェクト）が運営している「大阪府立労働センター」の貸会議室運営業務において、指定管理者が、Ａ氏の個人情報を含む「大阪府立労働センター会議室等利用申込書」（以下「申込書」という。）をＢ団体に、Ｂ団体の担当者の個人情報を含む「大阪府立労働センター会議室等利用承認書」（以下「承認書」という。）をＡ氏に誤送付したことが判明しました。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　このような事態を招いたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に努めてまいります。

１．流出した個人情報

　Ａ氏の氏名、住所、電話番号

　なお、Ｂ団体の承認書については未開封の封筒を回収したため、個人情報は流出しなかった。

２．事案の概要

　指定管理者が、Ｂ団体にＡ氏の申込書を誤って郵送した。また、Ａ氏にはＢ団体の承認書を誤って郵送した。

３．事案の経過

○令和3年2月9日（火曜日）

・指定管理者がA氏及びＢ団体に書類を郵送した。

○令和3年2月11日（木曜日）

・Ｂ団体から指定管理者に対して、「封筒にＡ氏の申込書が入っていた」との電話があったため、申込書の誤送付が判明。

・指定管理者からＢ団体に着払いによる返送を依頼するとともに、Ａ氏に連絡し、他者の書類が入っている可能性があるため、封筒が届いたら開封せずに着払いで返送いただくよう依頼。

○令和3年2月12日（金曜日）

・指定管理者が、大阪府へ報告。

・大阪府から指定管理者に対し、Ａ氏及びＢ団体へ状況説明、改めての謝罪を行うことを指示。

○令和3年2月15日（月曜日）

・指定管理者がＡ氏及びＢ団体に連絡し、状況説明及び謝罪をし、了解を得た。

・また、指定管理者がＢ団体から返送されたＡ氏の申込書を受領した。

○令和3年2月17日（水曜日）

・指定管理者がＡ氏から返送された未開封の封筒を受領し、Ｂ団体の承認書が封入されていたことを確認した。

・指定管理者がＢ団体を訪問し、お詫び状とＢ団体の承認書を手渡して謝罪。

○令和3年2月18日（木曜日）

・指定管理者がＡ氏に、お詫び状とともにＡ氏の申込書を送付。

４．流出の原因

・指定管理者の担当者が、それぞれの封筒の宛名と申込書及び承認書の氏名を突合せずに封入した。加えて、複数人でのチェックを行っていなかったため封入ミスに気づかなかった。

・個人情報の取扱いに関するマニュアルに、郵送による発送事務の具体的な手順、確認方法が定められていなかった。

５．再発防止策

○大阪府は、指定管理者に対して再発防止策を次のとおり指示した。

・個人情報の取扱いに関するマニュアルを改訂して、新たに郵便物を送付する際のチェックリストを作成し、チェックリストに基づき、封筒の宛名と内容物の氏名の一致を複数人で確認することを徹底すること。

・今後、個人情報の漏洩を防ぐため、指定管理者内に設置した個人情報適正管理委員会を開催して個人情報保護の重要性を再認識させ、個人情報の適正な取扱いを徹底すること。

○指定管理者から、職員に本件を周知し、個人情報の適正な取り扱いについての研修を行う旨の報告を受けた。