住所、氏名及び承諾印など個人情報を含む境界確定図（３部）を平成１９年３月頃に執務室内で紛失していたことが、平成２２年６月に担当職員からの報告により、判明いたしました。

　このような事態を招きましたことをお詫びしますとともに、今後、再発防止に向け、下記のとおり対処いたします。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

１　経　過

　ア　平成１８年８月２５日（金曜日）、府営貝塚橋本住宅建替工事の実施にあたって、府営住宅敷地と公共用地（里道敷・水路敷）との境界確定を目的に府から貝塚市に対して明示申請を行い、平成１８年１１月２２日（水曜日）及び１２月７日（木曜日）に関係者と現地立会いを行った。

　イ　平成１９年３月２１日（水曜日）、現地立会いに基づき作成した境界確定図（３部）に関係者全員の承諾（住所、氏名、承諾印）を得たことから、当該図面を筒の中に入れ、執務室内に保管した。

　ウ　平成１９年３月末から４月頃、貝塚市へ提出するため、担当職員が起案しようとしたところ、紛失していることに気づき、直ちに執務室内を捜索したが、発見することができなかった。

　その際、担当職員は、上司への報告を怠り、且つ、事案を放置した。

　エ　平成２２年６月２２日（火曜日）、担当職員は、上司との定期的な面談の際に、初めて事実関係を報告。この時点で初めて所属として紛失した事実を認識。

　その後、今日まで、所属職員が執務室内及び関係する倉庫等、すべて捜索したが、発見することができなかった。なお、その他の案件における境界確定図等について確認を行った結果、新たな紛失は見当たらなかった。定期的な年末及び年度末の書類整理時に誤って廃棄した可能性がある。

　オ　平成２２年７月２２日（木曜日）、個人情報関係者１２名のうち８名の方に対して状況報告及びお詫びを行った。

２　紛失に伴う建替事業への影響

　・府営貝塚橋本住宅については、５期に分けて建替え事業を行っていく計画であり、測量・境界確定等もそれに合わせて順次進めている。

　・今回、境界確定図を紛失した平成１８年度の測量・境界確定等の区域については、第２期建替え事業の区域であり、１８年度当時、隣接者等との境界協議を経て、現場に境界杭等を埋め込んでいるため、当該建替え事業については支障なく実施している。

３　紛失した公文書に記載された個人情報１２名分の個人情報：住所、氏名、印影（承諾印）及び内１名は電話番号を記載

４　現在まで、紛失が発見できなかった原因

　境界確定等業務については担当者ごとに府営住宅を割り当て、処理を委ねていたことから、組織的に公文書の管理や事業の進捗管理ができていなかったため、チェック機能が働いていなかったことが、今回発覚した事案を見逃す結果となった。

５　今後の対応方針

　・訪問謝罪のできていない４名の方に状況の報告とお詫びを行う。

　・境界確定のため、再度、必要な図面を作成し、関係者全員の承諾（押印等）を得る。

　・用地管理業務については、昨年末から定期的に進捗状況の確認等を行う会議を開催し、業務の進捗管理とともに公文書の管理チェックも同時に行ってきました。

　・しかしながら、再発防止の観点から、今後、更に測量業務完了後の境界確定図等に対するダブルチェック体制の確立、保管場所の一元化、管理簿による持ち出し状況の記録化などの取組みを実施いたします。