個人情報を含む書類の誤封入について

大阪府営住宅の建替事業において、交付した書類の中に他の入居者の個人情報を記載した納入通知書を誤って封入していたことが判明しました。

このような事態が生じましたことを深くお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に向けて対処してまいります。

１　事案の概要

仮入居説明会において、平成27年9月分から平成28年3月分までの計７ヶ月分７枚の納入通知書を封筒に入れ交付したところ、入居者の一人に配布した封筒に、他の入居者の納入通知書１ヶ月分１枚を誤って封入した。

２　当該書類に記載されていた個人情報の内容

入居者氏名、住所、仮移転先住宅使用料額

３　経過と対応

平成27年8月28日（金曜日）	仮入居説明会で入居者（142名）に、仮移転に必要な書類を交付した。
平成27年9月1日（火曜日）	入居者Ａさんからの連絡より、他の入居者Ｂさんの納入通知書を誤って交付したことが判明。その後、Ｂさんの納入通知書を回収するとともに、Ａさんに状況を確認の上、謝罪。
平成27年9月7日（月曜日）	Ｂさんと面会し、状況を説明するとともに、謝罪。
平成27年9月3日から	他の入居者（140名）に対し、電話連絡、文書配布等により同事案がないことを確認中。現在、135名に確認が取れ、確認が取れていない入居者に対しては引き続き対応を行う。

４　誤封入の原因

・担当者が入居者毎にまとめた書類を封入する際に、一番上の書類に記載されている氏名と封筒の氏名とは確認していたが、全ての書類の氏名を確認していなかったため、誤封入が発生した。

５　再発防止策

・納入通知書の混入が分かりやすくなるよう、納入通知書の用紙を加工（月毎に色付け）し認識しやすくする工夫をします。

・チェックリストを作成した上で、封入する際の、複数名での確認を徹底します。

・さらに、人為的な誤りが起こらないような仕組みを検討します。