公共建築室において、大阪府営住宅の建替事業にかかる個人情報を含む入居申込書類一式及び住民票（以下「本件書類」という。）の３名分を紛失したことが判明しました。

　このような事態を招いたことをお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。

１　「本件書類」に記載されていた個人情報

  住宅入居申込者の住所、氏名、印影、電話番号、昼間の連絡先の名称、所在地、電話番号、世帯主名、世帯構成人員の氏名、生年月日、申込者との続柄、住民となった日、前住所、国籍、在留資格、在留カード等の番号

２　経過

〇平成30年12月４日（火曜日）

　入居申込会にて当該入居者を含む建替移転対象者全員の本件書類を受領した。平成30年12月4日時点の「入居者台帳」と本件書類の確認を行ったうえで、綴じてから文書ロッカーに施錠し保管した。

〇令和元年７月８日（月曜日）から９日（火曜日）

  新たな入居住戸が決定したため、入居対象者の本件書類をロッカーから取り出し、担当者が自席にて入居対象者全員分の「入居者台帳」と本件書類があることを確認した上で、「入居者台帳」のみを令和元年7月8日時点のものに更新し、入居承認事務の準備を行った。取り外した平成30年12月4日時点の「入居者台帳」はシュレッダーにて破棄した。

〇令和元年７月23日（火曜日）

　新たな住戸への入居承認事務の作業を行った際、３名分の本件書類の紛失が判明した。

　執務室内の全てのファイルの捜索をするが本件書類は発見できなかった。

〇令和元年７月24日（水曜日）から25日（木曜日）

　当該入居者自宅に伺い、本件書類を紛失したことを３名すべての方に謝罪し、ご了承いただき、あわせて本件書類の再提出をいただいた。

３　紛失の原因

  令和元年７月８日から９日の入居承認事務の作業時において、誤って平成30年12月4日時点の「入居者台帳」に本件書類を混在させ、廃棄した可能性が高い。

　※本件書類は、受け付けた後は庁舎内から持ち出すことがない書類であるため、外部への流出の可能性は低い。

４　再発防止策

〇　入居承認事務等の個人情報を取り扱う作業については、会議室等で行い他の書類との混在を防ぐとともに、当該事務終了時には書類が欠落していないかの最終確認を複数の職員で行いチェック体制を強化する。

〇　誤った廃棄による紛失を防ぐため、入居承認事務において、「入居者台帳」の更新時に旧台帳の取り外しを行わず、最新の台帳を添付する。

〇　職員に対して個人情報の取扱いに関する研修を実施するとともに、個人情報保護の重要性を再認識させ、個人情報の適正な取扱いを更に徹底する。